共有メールボックス
Microsoft 365の共有メールボックス (Shared Mailbox) とは、複数のユーザーで1つのメールアドレスを共有して利用できるメールボックスです。複数のメンバーが1つのメールボックスにアクセスし、メール対応を共有できるのが特徴です。
Microsoft 365グループとは異なり、メールを「団体用メールアドレス（共有メールアドレス）」で送信できます。
仕様・利用上の注意
共有メールボックスの仕様は以下のとおりです。
- メールを「団体用メールアドレス」で送信可
- 所有者、メンバーの管理が必要
- 所有者：
「共有メールボックスの管理用グループ」の管理権限をもったユーザー、メールの閲覧、送受信権限なし - メンバー：
メールの閲覧、送受信ができるユーザー
- 所有者：
- 利用可能な容量：最大50GBまで
- アプリケーションのライセンス：無し
- 利用者によるメールボックスの各種設定：可能（言語、ルール等）
※ その他、仕様はExchangeを参照してください。
■利用上の注意
- 個人アカウントのメールボックスから「共有メールボックス」のメールアドレスとして送信・削除・下書きしたメールは個人アカウントに保存されます。
- 「他のメールボックスを開く」から「共有メールボックス」にメールボックスを切り替えて送信・削除・下書きしたメールは共有メールボックスに保存されます。
所有者：設定方法
Outlook on the Webで操作します。
【所有者・メンバーの入れ替え】
【共有メールボックス発行後の初回設定】（※「他のメールボックスを開く」で設定）
言語・タイムゾーンの設定
- 【個人メールボックス】アカウント＞「他のメールボックスを開く」をクリックしメールボックスを切り替えます。
- 開いた「他のメールボックスを開く」ウィンドウに共有メールボックスのアドレスを入力し、開くをクリック（別の画面が開く）
- 新しく表示されたメールボックスは、2.で入力した【共有メールボックス】です。URLで確認できます。
- 【共有メールボックス】右上のギアマークをクリックし設定画面を開きます。
■言語を日本語にする場合：
全般＞言語を設定されている言語（※日本語であっても）から他言語に変更し「保存」＞あらためて、日本語にして「保存」。また、タイムゾーンも必要であれば変更。
- ブラウザのタブを更新
所有者・メンバーの追加/削除
- 【個人メールボックス】右上のギアマークをクリックし、Outlook on the Webの設定画面を開き、設定＞全般＞配布グループ＞「このポータル」をクリック。
「配布グループ」の管理画面が開きます。
- 「配布グループ」の管理画面で「所有しているグループ」を選択し、所有者・メンバーを入れ替えるグループを選択
- 「メンバー」をクリックすると、登録されているユーザーが表示されます。目的に合わせて「すべての所有者の表示と管理」または「すべてのメンバーの表示と管理」をクリック。
- 所有者・メンバーの入れ替えを行います。
所有者・メンバーの追加「+所有者（またはメンバー）の追加」をクリックし、ユーザーを指定して所有者（またはメンバー）追加できます。
所有者・メンバーの削除一覧から所有者（またはメンバー）にチェックを入れ、上部の「削除」から所有者（またはメンバー）を削除できます。
※ 所有者も必ずメンバーに登録すること。所有者は、メールの閲覧・送受信権限はありません。
※ 所有者またはメンバーに設定した場合、送信可能になるまで48時間は様子を見ること。
メンバー：設定・利用方法
Outlook on the Web【個人メールボックス】で操作します。
【共有メールボックス利用開始時の設定】
【利用方法】
※ はじめての利用の際は、【共有メールボックス利用開始時の設定】を参照
【Outlook Mobile】
※ 正常にメールボックスが設定できない場合は、Outlookアプリケーションをアンインストールし、最新版をインストールすることで解決する場合があります。
【共有メールボックス利用開始時の設定】
差出人表示（共有メールボックス開始時のみ）
- Outlook on the web右上のギアマークをクリックし、設定画面を開き、「メール」＞「作成と返信」の「差出人を常に表示する」にチェックを入れ、設定画面を閉じます。
- はじめて共有メールボックスを利用して送信する際は、「送信」の差出人のプルダウンから「その他のメールアドレス…」を選択
- 差出人の欄に「共有メールボックス」のメールアドレスを入力することで、差出人を指定できます。
- ２回目以降は、プルダウンから「共有メールボックス」のメールアドレスを選択して送信してください。※ 複数の共有メールボックスを利用しているためプルダウンに表示されていない場合は、あらためてメールアドレスを入力してください。
共有メールボックスの受信トレイを閲覧する
- 【個人メールボックス】アカウント＞「他のメールボックスを開く」をクリックしメールボックスを切り替えます。
- 開いた「他のメールボックスを開く」ウィンドウに共有メールボックスのアドレスを入力し、開くをクリック（別の画面が開く）
- 新しく表示されたメールボックスは、2.で入力した【共有メールボックス】です。URLで確認できます。
個人のメールボックスに共有メールボックスのフォルダを追加する（任意）
- 「フォルダー」の「…」をクリックし、「共有フォルダーまたはメールボックスの追加」をクリック
- 開いた「共有フォルダーまたはメールボックスの追加」のウィンドウに共有メールボックスのアドレスを入力し、追加をクリック
- 自身のメールボックスの下に新たにメールボックスが追加されます。
※ はじめての利用の際は、【共有メールボックス利用開始時の設定】を参照
【Outlook Mobile】
スマートフォン等で利用する
- アイコン下の「+」をタップし、表示された「共有メールボックスの追加」をタップ
※ 画像は参考として見てください。最新版のアプリケーションとは異なる場合があります。
- 共有メールボックスのメールアドレスを入力
- 利用する際は、メールボックスを切り替えて利用します。
申請時の注意事項
- 責任者の要件
- 本学所属の常勤教員（助教以上）、常勤職員（係長以上）、附属学校教諭に限る。
- アカウント命名規則
- 英小文字・数字・-（ハイフン）のみ
「-」以外の記号が含まれている場合、自動的に「-」に置き換えてアドレスを作成いたします。 - 係・役職アドレスのみ .（ドット）使用可。
- 半角3～30文字（先頭は英字、最終文字は英字または数字）。
- 第三者から見て利用目的が分かる名称にすること。
申請内容によってはセンターで調整を行う場合があります。
- 英小文字・数字・-（ハイフン）のみ
- 利用継続の確認
- 年に一度。継続申請がない場合は削除。
（3月申請の場合、翌年度も利用可能）
- 年に一度。継続申請がない場合は削除。
- 大学経費
- 年間約2,500円かかります。送信の必要がない場合は、Microsoft 365グループ（ynugr-）を検討して下さい。
申請方法
YNUメールアカウント（教職員用）（姓-名-アルファベット2文字@ynu.ac.jp）にてMicrosoft 365にサインインした状態で、下記申請フォームからお申し込みください。
【申請不要】YNUメールアカウント（団体用）は自動で共有メールボックスへ移行
- 2025年6月1日までに、現在ご利用中のYNUメールアカウント（団体用）のメールボックスは、申請不要でそのまま共有メールボックスへ移行されます。ただし、設定作業は個々で行って下さい。